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Text File | 1998-10-29 | 31KB | 699 lines

7.0 Angebotserstellung



In diesem Kapitel von FIRST_MILLION  werden Sie lernen, wie einfach es ist, die
Leistung Ihrer Firma in Form von Angeboten, Rechnungen kurz allen Formularen die
zur Fakturierung gehören zu Papier zu bringen.

Das Programm hilft Ihnen bei der Erstellung von Angeboten, Aufträgen,
Rechnungen, Lieferscheinen, Mahnungen und Einkäufen. In diesem Programmteil
treffen alle Daten aufeinander und tauschen die notwendigen Informationen
selbstständig und mit höchster Geschwindigkeit untereinander aus. So wird der
Rechnungsbetrag in die Buchhaltung übergeben, der Gegenstand der Rechnung also
die verkauften Artikel werden aus den Artikelstammdaten geholt und die Anschrift
des Kunden liefert Ihre Kundendatei. Dabei achtet die Artikelstatistik darauf,
ob die angewählten Waren auch am Lager sind.

Wird das Angebot vom Kunden angenommen, so wird es aus der Fakturliste wieder
aufgerufen und kann in eine Rechnung umgewandelt werden. Sie können natürlich
auch ohne ein Angebot zu erstellen gleich eine Rechnung schreiben.

Bei der Rechnungserstellung überprüft das Programm erneut, ob die Waren immer
noch am Lager sind. Sie haben dann die Möglichkeit, bestimmte Positionen Ihres
Angebotes aus der Rechnung zu entfernen, oder noch weitere hinzuzufügen.
Außerdem besteht die Möglichkeit, die Preise neu zu kalkulieren.

Wenn die Rechnung dann gedruckt wird, wird sie zum einen in die Buchhaltung als
Einnahme übertragen (Buchführung nach vereinbarter Zahlung) und zum anderen in
der Fakturierung als offene Rechnung vermerkt. Bei einer Buchhaltung nach
vereinnahmten Zahlungen wird die Rechnung nur in die Fakturierung übergeben und
erst nach Zahlungseingang als Einnahme übernommen.

Nach einer einstellbaren Zeitspanne wird diese Rechnung automatisch in das
Mahnverfahren übernommen.

Auch Ihr Warenlager ist über die Artikelstatistik mit dem Programmteil
"Fakturierung" verknüpft. So können Sie leicht und bequem Ihre Einkäufe bei
Ihren Lieferanten tätigen. Das Programm schlägt Ihnen zu jedem Lieferanten die
nachzubestellenden Artikel vor, die Sie dann als Bestellung ausdrucken oder
faxen können. Die Kriterien für die Nachbestellvorschläge legen Sie selbst für
jeden Artikel getrennt fest. Sie haben somit endlich die gesamte Warenwirtschaft
schnell und sicher im Griff!

Darüber hinaus verwaltet das Programm auch offene Aufträge, die wegen zu
geringem Lagerbestand nicht sofort erledigt werden können. Damit Sie
entsprechend Ware disponieren können, werden Ihnen die Artikel mit den
entsprechenden Stückzahlen auf Knopfdruck angezeigt. Nach dem aktualisieren des
Lagers bei einer Nachlieferung zeigt Ihnen das Fakturierungsfenster die
Aufträge, die jetzt in Rechnungen umgewandelt werden können.

Fassen wir zusammen: Die Fakturierung enthält  insgesamt:

        Angebote

        offene Aufträge

        Auftragsbestätigungen

        Lieferscheine

        Rechnungen

        1., 2. und 3. Mahnungen

        Materialeinkäufe (Bestellungen)

        Gutschriften

        Briefe



7.1 Aufrufen einer Kundenadresse



Bevor Sie mit dem Anfertigen eines Angebotes (einer Rechnung oder Bestellung)
beginnen, sollten Sie bereits die Anschrift eines Kunden (Lieferanten) in Ihrer
Kunden & Lieferantendatei ausgewählt haben. Sollten Sie das einmal vergessen, so
ist das auch kein Beinbruch. Sie können das später immer noch nachholen, das
bedeutet aber, Sie müssen das Kundenfenster eventuell einmal mehr als notwendig
öffnen. Rufen Sie also zuerst die Kundendatei auf ( F2 Taste ). Wählen Sie den
Kunden aus, für den das Angebot bestimmt ist, indem Sie einmal auf den Datensatz
klicken. Wenn Sie den Kunden nicht im Ausschnitt des Kundenfensters sehen
können, benutzen Sie den Autolocator. Stellen Sie sicher, daß die Kundenliste
nach Namen sortiert ist. Um dies zu erreichen genügt ein Klick auf die Spalte
"Name" in der Infozeile des Fensters. Bringen Sie mit der TAB-Taste alle
Eintragungen in das Kundenfenster und gleichzeit den ersten Eintrag an den
Anfang der Liste. Jetzt können Sie den Namen des Kunden eintippen. Dieser
Datensatz wird dann invertiert dargestellt und mit einem Klick auf diese Zeile
werden die Daten an die Fakturierung übergeben.

Jetzt können Sie sofort in den Programmteil Artikelstammdaten und
Rechnungserstellung gehen. Drücken Sie dafür die taste F3. Sie sehen hier ein
leeres Rechnungsformular, das jedoch bereits Name und Anschrift des Kunden
enthält. Daneben befindet sich das Artikelfenster, das schon aktiviert ist.



7.2 Die Artikelauswahlbox



Um einen Artikel in ein (Rechnungs)Formular zu überführen, erscheint eine
Dialogbox, die Ihnen die wichtigsten Informationen zu diesem Artikel anzeigt und
gleichzeitig eine Reihe von Möglichkeiten zur Veränderung für das aktuelle
Formular bietet.

Im einzelnen stehen hier folgende Informationen:

    Artikeltext

Der Text, den Sie diesem Artikel bei der Anlegung des Datensatzes gegeben haben.
Sie können diesen Text jetzt noch verändern. Er wird aber nur für das aktuelle
Formular geändert, in den Artikelstammdaten bleibt er unverändert!

    Artikelnummer

Hier steht die Artikelnummer.

    V-Einheit

Sie haben bei dem Anlegen eines Artikels die Möglichkeit eine bestimmte
Verpackungseinheit für den Verkauf festzulegen. Ist dies für den aufgerufenen
Artikel der Fall, so ist dieser Knopf aktiv und das Feld dahinter enthält die
Gebindegröße. Wenn es notwendig sein sollte können Sie jetzt diese Festlegung
für das aktuelle Formular ändern, indem Sie diesen Knopf wieder deaktivieren
(oder umgekehrt).

    vk 1, 2 und 3

In der Mitte der Dialogbox stehen die drei Staffelpreise, dahinter die Stückzahl
ab der dieser Preis zum Einsatz kommt. Für den Einzelfall kann es notwendig sein
auch bei nicht erreichen einer bestimmten Stückzahl den vk2 oder vk3 zu
verwenden. Dazu müssen Sie nur auf das Feld mit dem vk klicken, den Sie
verwenden wollen. Dieser Preis ist dann sofort in die Felder Brutto und Netto
übertragen und der Knopf für manuelle Preiseingabe ist aktiviert.

    Bestand?, Auftrag?, Bestellt?, Soll?

Diese Felder zeigen die aktuellen Werte zum Lagerbestand, wieviele Stück sich
bereits in Aufträgen befinden, ob und wieviel bereits Nachbestellt wurden und
was der Sollbestand sein sollte. Wenn hier nur Fragezeichen eingetragen sind, so
ist die Funktion "immer Aktualisierung offener Aufträge und Bestellungen" bei
"Einstellungen" "Parameter" nicht aktiviert. Sie können diese Funktion aber auch
manuell im Pop-Up-Menü des Artikelfensters ausführen lassen.

    Anzahl

In diesem Feld steht der Schreibcursor und Sie können sofort die Anzahl
eingeben. Wenn Sie nur 1 bis 10 Stück verkaufen, kann diese Eingabe auch mit der
Maus erfolgen. Klicken Sie auf den entsprechenden Knopf am unteren Rand der
Dialogbox.

    manuell

Wenn Sie diesen Knopf aktivieren, kann in die Felder Brutto oder Netto ein neuer
Verkaufspreis eingegeben werden, der nur für das aktuelle Formular gilt.



Mit dem Knopf "OK" wird diese Dialog geschlossen und der Inhalt in das
Fakturierungsformular übertragen.



7.3 Erstellen von Angeboten, Rechnungen, Aufträgen usw.



Wenn Sie für einen Kunden ein Angebot erstellen möchten, aktivieren Sie zuerst
den Kunden im Kundenfenster. Durch Drücken der F3 Taste öffnen Sie ein leeres
Rechnungsfenster und das Artikelfenster.  Aktiv ist nach dem Aufruf immer das
Artikelfenster (erkennbar an der grauen Kopfleiste).

Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das inaktive Fenster und rufen Sie mit der
linken Maustaste das Pop-Up-Menü "Formular" auf. Wenn Sie jetzt auf den Eintrag
"Angebot" drücken, wird aus der Rechnung ein Angebot. Sie erkennen das an der
Kopfzeile des Fensters, hier steht jetzt "Angebot".

Mit einem Klick auf das Artikelfenster wird dieses wieder aktiviert und Sie
können mit einem Klick auf den Artikel die zuvor beschriebene Artikelauswahlbox
öffnen. Hier können Sie entweder noch Änderungen vornehmen, oder Sie wählen
lediglich die Anzahl aus und verlassen die Box mit einem Klick auf den OK-Button
(oder Returntaste).

Wollen Sie diesen Artikel nicht auswählen, so betätigen Sie den Abbruch Knopf.

Durch Anklicken rufen Sie jetzt für jeden weiteren Artikel der in dem Angebot
erscheinen soll diese Auswahlbox auf. Die Artikel werden dann in dem Fenster
"Angebot" nach dem WYSIWYG-Prinzip (Sie sehen das Dokument genau so, wie es auch
gedruckt wird!) aufgelistet. Die Darstellung der Preise als Netto- oder
Bruttopreis geschieht entsprechend der Vorgabe in der Dialogbox
"Druckparameter", die Sie in der Menüleiste unter "Einstellungen" aufrufen
können.

Bei einem monochromen Monitor des Typs SM 124 wird ein Teil des Angebotfensters
jedoch durch das aktive Artikelfenster verdeckt, sodaß Sie einen Teil der
Informationen erst sehen und lesen können, wenn Sie das Fenster "Angebot" durch
einen Klick mit der linken Maustaste aktiviert haben. Sie erinnern sich an die
Einleitung? Man kann nie genug Pixel haben. Für ein wirklich professionelles
Arbeiten wird ein Großbildmonitor benötigt, zumindest eine Grafikkarte die ca
800x600 Bildpunkte darstellen kann. Dann können

Bei einer Auflösung von 1280x960 Bildpunkten können Sie zum Beispiel die
komplette DIN A4-Seite sehen!

        Auswahl über die Artikelnummer

Wenn Sie über ein großes Warensortiment verfügen, erscheint eine Auswahl der
Angebotspositionen über das Artikelfenster nicht sehr praktikabel. Sie müßten
wahrscheinlich auch bei günstig angelegten Warengruppen lange im Fenster hin und
her scrollen.

Hier bietet sich die Auswahl über die Artikelnummern an. Wahrscheinlich erhalten
Sie in den Bestellungen Ihrer Kunden ja ohnehin die Artikelnummern mitgeteilt.
Um diese Funktion zu benutzen, klicken Sie lediglich mit der rechten Maustaste
in das Artikelfenster. Es erscheint ein Pop-Up-Menü, wo Sie den Eintrag "Nr.
Auswahl" anwählen müssen.

Sie sehen jetzt eine Dialogbox, in der Sie eine Artikelnummer eingeben können.
Haben Sie eine Artikelnummer eingegeben und die Return-Taste betätigt, öffnet
sich die bereits oben erwähnte Auswahlbox mit den wichtigsten Daten des
dazugehörenden Artikel. Geben Sie hier wie im vorhergehenden Kapitel beschrieben
die Anzahl ein. Sie erhalten nach Verlassen dieser Box sofort wieder eine leere
Dialogbox für die Artikelauswahl per Artikelnummer.

Wenn Sie einmal die genaue Artikelnummer nicht kennen, so können Sie diese auch
mit dem Stern-Zeichen abkürzen. Hier kann es dann natürlich mehrere Artikel
geben, auf die diese Abkürzung paßt. Wenn der falsche Artikel in der
Artikelauswahlbox erscheint, verlassen Sie diese Dialogbox über den
"Abbruch"-Knopf. Es erscheint sofort wieder die Dialogbox
"Artikelnummer-Eingabe". Mit dem "Weiter" Knopf rufen Sie den nächsten Artikel
auf, der dem Suchkriterium entspricht.

Wird wieder eine Artikelnummer eingeben, so öffnet sich erneut die Auswahlbox
für die Eingabe der Stückzahl dieser Ware.

Wenn Sie keine weiteren Artikel mehr benötigen, brauchen Sie lediglich keine
Artikelnummer mehr einzutragen und die Return-Taste zu betätigen. Damit wird die
Artikelauswahl abgebrochen. Das Angebotsfenster enthält jetzt die von Ihnen
ausgewählten Positionen.



7.4 Das Formularfenster"



Durch einen Klick auf das linke Fenster wird dieses aktiviert, und nach oben
gelegt.

Wenn Sie zuerst ein anderes Formular als eine Rechnung bearbeiten wollen, ist es
notwendig über das Pop-Up-Menü "Formular" die gewünschte Fakturierungsstufe
einzustellen. Die Kopfleiste des Fensters zeigt Ihnen immer die
Fakturierungsstufe des gerade zu bearbeitenden Formulars an.

Um sich einen größeren Ausschnitt anschauen zu können sollten Sie auf das Symbol
an der rechten oberen Ecke des Fensters klicken. Dadurch öffnet es sich auf
volle Bildschirmgröße. Da das Formular in diesem Fenster so dargestellt wird,
wie es nachher auch im Ausdruck aussehen wird, können Sie sehr schnell Fehler
erkennen und gegebenenfalls korrigieren.

Um den oberen Teil der DIN A4-Seite sehen zu können, müssen Sie den
Fensterinhalt mit dem vertikalen Scrollbalken entsprechend verschieben. Sie
sehen jetzt zum Beispiel, ob der richtige Kunde ausgewählt wurde und ob der
Ausdruck Ihres Briefkopfes richtig voreingestellt ist, falls Sie keine Grafik im
Hintergrund drucken.

Auf der rechten Seite des Dokumentes hat das Programm bereits einige Daten
automatisch eingetragen. So finden Sie hier das aktuelle Datum, eine
Fakturierungsnummer und die Kunden- oder Lieferantennummer, kurz alles was im
Drucklayout dieses Formulars an Platzhaltern gesetzt wurde. Wo diese Daten im
Formular stehen können Sie leicht selbst verändern. Wenn Sie im oberen Teil des
Fensters klicken, erscheint der Texteditor mit dem Drucklayout. Hier können Sie
Platzhalter setzen, wegnehmen oder verschieben. Wenn Sie Ihre Ausdrucke
individuell gestalten möchten, sollten Sie im Kapitel 1 noch einmal lesen,
worauf es da ankommt. Schauen Sie sich die mitgelieferten Drucklayouts auch
einmal an.



7.5 Änderungen an einem "Angebot"



Die Liste der Positionen Ihres Angebots können Sie vor dem Ausdruck noch einmal
korrigieren. Dazu müssen Sie im aktiven Fenster "Angebot" den zu korrigierenden
Eintrag zweimal mit der linken Maustaste anklicken. Es erscheint die Dialogbox
"Artikel", in der Sie entweder eine andere Anzahl des Artikels eingeben können,
oder diesen Artikel durch Anklicken des "Löschen" Button ganz aus dem Angebot
entfernen. Sie können hier, so es nötig ist, auch noch den Preis der Ware
verändern, wenn Sie den Knopf "Manuell" einschalten.

Wenn Sie zu dem Artikeltext etwas hinzufügen möchten, so ist das auch möglich.
Sie können dann gleich in der Textzeile die Seriennummer, oder die Farbe einer
Ware eintragen. Da der Text mit dem Formular in die Fakturierung gespeichert
wird, erscheint er beim Aufrufen wieder. Das gleiche gilt für den Artikeltext
einer Warengruppe.



FIRST_MILLION ermöglicht Ihnen außerdem einen Zusatztext mit auf dem Formular
erscheinen zu lassen.



7.6 Änderung von" Ihr Zeichen" und" Unser Zeichen"



Wenn Sie alle notwendigen Positionen in das Angebot eingetragen haben, und das
Angebotsfenster aktiviert ist, können Sie einen Zusatztext und einen Vermerk
"Ihr Zeichen" und "Unser Zeichen" eingeben, falls Sie von dem Eintrag "Ihr
Zeichen" in der Kundendialogbox und "Unser Zeichen" bei "Einstellungen"
"Parameter" abweichen möchten. Voraussetzung dafür ist auf jeden Fall, daß die
Platzhalter <FUNSZEICH> und <FIHRZEICH> im Drucklayout dieses
Fakturierungsformulars enthalten sind!

Klicken Sie im Formularfenster zwischen der 10. und 20. Zeile, also etwa dort,
wo in dem mitgelieferten Layout diese Platzhalter stehen. Es erscheint eine
Dialogbox, in der Sie eine manuelle Änderung vornehmen können. Auch das
Auftragsdatum kann hier manuell verändert werden.

Der Aufruf der Dialogbox kann auch über das zu diesem Fenster gehörende
Pop-Up-Menü mit "Zeichen..." erfolgen.



7.7 "Zusatztexte"



Auch wenn Sie überwiegend standardisierte Artikel verkaufen, die Sie problemlos
aus der Artikelliste entnehmen können, so besteht doch oft der Wunsch dem Kunden
auf dem Angebot, der Rechnung, dem Lieferschein oder der Mahnung eine
Information zukommen zu lassen. Oder eine Reparatur muß abgerechnet werden, und
der Kunde wird es sehr zu schätzen wissen, wenn er außer der in Rechnung
gestellten Arbeitszeit einen Hinweis auf die vorgenommenen Arbeiten und
ausgetauschten Teile findet.

Wenn Sie unterhalb der Artikelpositionen in Ihrem Formularfenster klicken
erscheint der Texteditor für Zusatztexte. Sie können hier einen beliebig langen
Text eingeben und unterhalb der Artikel mitdrucken. Sie sehen als Voreinstellung
den Text, den Sie für diese Formularart in Drucklayout in den Zeilen #Z
eingetragen haben. Mit den Funktionen aus dem Pop-Up-Menü des Editors können Sie
jetzt Teile löschen, verschieben oder kopieren. Sie können natürlich auch einen
anderen Zusatztext laden und gegen den voreingestellten ersetzen.

Der Aufruf kann auch über "Zusatztexte" im Pop-Up-Menü erfolgen.

Die Demodateien die wir zu FIRST_MILLION mitliefern enthalten Beispieltexte, die
Sie sich anschauen sollten.

Mit der ENTER-Taste übernehmen Sie den Text ins Formular, wo er dann mit dem
Formular abgespeichert wird. Sie können außerdem Zusatztexte für andere
Anwendungsfälle abspeichern und später in andere Formulare übertragen.

Sie können mit dem Texteditor für die Zusatztexte alle üblichen Operationen
ausführen, die Sie von einem Editor erwarten. Sie finden alle Befehle im
Pop-Up-Menü.

Um einen Text in das Formular zu übernehmen, drücken Sie die Entertaste. Der
Text wird dann im Formularfenster dargestellt.

Wenn Sie die Änderung in dieser Box nicht übernehmen möchten, so klicken Sie
einfach den Schließknopf an der linken oberen Ecke des Fensters an, und alles
bleibt so wie es war.

Wird das Angebot gedruckt, so speichert das Programm diesen Datensatz im Fenster
"Fakturierung" ab, von wo sie ihn wieder zwecks Weiterverarbeitung als Rechnung
usw. aufrufen können. Die Zusatztexte werden ebenfalls gespeichert.



7.8 Drucken eines Angebots



Wenn Sie alle notwendigen Eintragungen vorgenommen haben, können Sie über den
Befehl "Drucken" aus dem Pop-Up-Menü "Formular" die Ausgabe starten (Ctrl + P).
Das Programm verwendet hierbei alle aktuellen Einstellungen die Sie in der
Dialogbox "Druckparameter" eingestellt haben.

Vor dem Ausdruck erscheint noch eine Dialogbox mit der Sie den Ausdruck
abbrechen (Umleiten in die Fakturierung) oder die Anzahl der Ausdrucke
einstellen können.



7.9 Verschicken eines Formulars per Faxmodem



Wenn Sie sich die Arbeit mit Ihren Formularen noch weiter vereinfachen wollen,
können Sie mit FIRST_MILLION und unserem Communication Manager CoMa die
Formulare direkt über ein angeschlossenes Faxmodem versenden. Sie sparen sich
das Papier für den Ausdruck und Arbeit mit dem Versand.

Sie benötigen hierfür:

    1. Das Programm CoMa

    2. Ein Faxmodem inklusive der notwendigen Verbindungskabel



7.10 Das Pop-Up-Menü "Formular"



Die ersten Eintragungen dienen dazu, die verschiedenen Stufen der Fakturierung
aufzurufen. Klicken Sie auf den Eintrag Lieferschein, wird ein Formular mit den
aktuellen Daten aus der Kundenliste ausgefüllt. Das Programm lädt dazu das
Drucklayout, daß zu einem Lieferschein angelegt wurde. Dieses Layout ist, wie
alle Layouts für Fakturformulare, frei editierbar!

    Layout

Über diesen Menüpunkt läßt sich der Formulareditor mit dem aktuell geladenen
Layout aufrufen. Ein Klick auf den oberen Teil des Formularfensters hat die
gleiche Funktion.

    Zeichen...

Dieser Eintrag öffnet die Dialogbox um das Auftragsdatum, "Ihr Zeichen" oder
"Unser Zeichen" noch einmal zu ändern. Ein Klick auf die Stelle im Formular, wo
diese Platzhalter stehen hat die gleiche Wirkung.

    Zusatztext

Diese Funktion öffnet den Editor mit dem aktuellen Zusatztext. Ein Klick auf
diese Stelle im Formular tut es aber auch.

    Faxen

Diese Funktion ruft das Faxprogramm CoMa, falls vorhanden, auf, und erstellt
eine Faxseite. Wenn im Kundendialog eine Faxnummer eingetragen ist, beginnt CoMa
sofort mit dem Wählen. Ihr Dokument gelangt innerhalb von Sekunden, ohne Umwege
über einen Papierausdruck zu dem Adressaten.

    Drucken

Diese Funktion ruft die Druckausgabe auf. Wird eine Rechnung gedruckt, erscheint
auch noch eine Buchungsdialogbox, in der das Geldkonto angegeben werden kann.

Eine weitere Dialogbox fragt nach der Anzahl der Ausdrucke. Die unter
Druckparameter angegebene Zahl kann als Voreinstellung mit der Returntaste
übernommen werden!

    Gruppe

Diese Funktion dient zur Erzeugung einer Warengruppe. Bringen Sie die
gewünschten Artikel in das Formularfenster und rufen Sie diese Funktion auf. In
einer weiteren Artikeldialogbox können Sie dieser Warengruppe dann einen Namen,
Preis und Artikelnummer geben.

    Löschen

Mit dieser Funktion löschen Sie alle Artikel aus einem Formular,

    Kopieren

Wenn Sie regelmäßig wiederkehrende Verkäufe an einen, oder verschiedene Kunden
haben, kann Ihnen diese Funktion viel arbeiten ersparen. Gehen Sie einfach in
Ihre Fakturliste und rufen Sie das Formular auf, das Sie noch einmal benötigen.
Führen Sie die Funktion kopieren aus, und aktivieren Sie anschließend in der
Kundenliste den Kundeneintrag, für den dieses Formular jetzt gedacht ist.

Wenn Sie mit der Taste F3 wieder das Formularfenster aktivieren, hat das
Dokument eine neue Fakturnummer, das aktuelle Datum, und natürlich den neuen
Adressaten.

    Prüfen

Diese Funktion dient zur Überprüfung offener Aufträge. Sie sehen sofort, welche
Artikel noch fehlen, um diesen Auftrag zu erledigen. Weitere Informationen
hierzu finden Sie im nächsten Kapitel!

            Schalterfunktionen

Mit den Schalterfunktionen können Sie den Inhalt der Formulare verändern, auch
wenn Sie in den Paramtereinstellungen andere Voreinstellungen gewählt haben.

    Mitglieder

Dieser Schalter ermöglicht die Ausgabe der Gruppenmitglieder der Artikel lokal
wieder ein- oder auszuschalten. Die globale Voreinstellung findet unter
"Druckparameter" statt.

    Netto

Auch wenn Sie in der Parameterbox die Ausgabe immer als Bruttodarstellung
eingestellt haben, können Sie mit diesem Schalter auf die Nettodarstellung
umschalten. Voraussetzung ist, daß das entsprechende Drucklayout des zu
bearbeitenden Formulars die Platzhalter für die Nettoausgabe enthält! Die Zeilen
für die Nettoberechnung beginnen immer mit einem #N! Die im Programmpaket
enthaltenen Drucklayouts sind für Netto und Bruttoausgabe vorbereitet.

    Rabatt/Skonto/Gewicht

Diese Schalter aktivieren, oder deaktivieren die Berechnung von Rabatt, Skonto
oder Gewicht. Diese Funktionen haben nur eine Wirkung, wenn die Platzhalter im
Drucklayout stehen. Die Zeilen für Rabatt beginnen immer mit #R. Alle
Skontozeilen haben die Zeichen #S am Anfang, für die Gewichtsberechnung beginnen
die Zeilen mit #G!



    7.11 Die Behandlung von offenen Aufträgen



Wenn Sie über ein kleines Lager verfügen, werden Sie nicht bei jeder Bestellung
alle Artikel sofort liefern können. Vielmehr müssen Sie selbst diese Artikel
erst ordern. Um bei Ihrem Lieferanten vernünftige Preise zu erhalten, werden Sie
nicht jeden Artikel einzeln bestellen. Allein die enormen Verpackungs- und
Portokosten verbieten ein solches Vorgehen. Bisher mußten Sie über Karteikästen
oder ein gutes Gedächtnis verfügen, wenn Sie offene Aufträge  nach Wareneingang
erledigen wollten.

Dieses Problem übernimmt jetzt FIRST_MILLION.

Unser Programm ist auf zwei unterschiedliche Vorgehensweisen vorbereitet. Die
erste Methode ermöglicht das Versenden von Teillieferungen an den Kunden. Nur
die nicht lieferbaren Artikel wandern in einen offenen Auftrag.

Bei der zweiten Methode wird die ganze Rechnung als offener Auftrag behandelt.

    Erstellen eines offenen Auftrags nur für "nicht lieferbare" Artikel

I.  Rechnung erstellen

Erstellen Sie wie gewohnt eine Rechnung für den Kunden. Immer wenn Sie einen
Artikel verkaufen, der nicht mehr, oder nicht in ausreichender Menge am Lager
ist, erscheint die Warnbox "nicht ausreichend am Lager". Beachten Sie: Diese
Überprüfung findet nur statt, wenn im Feld "Soll" der Artikeleingabe ein Wert
eingetragen wurde!

Diesen Hinweis quittieren Sie mit der Return-Taste, oder durch einen Mausklick
auf den Knopf "OK".

Die Rechnung enthält anschließend den Hinweis "nicht lieferbar" (hierzu muß die
Zeile #A3 unbedingt im Drucklayout vorhanden sein!) Sie können dann als
Zusatztext den Hinweis "die Artikel mit dem Hinweis nicht lieferbar werden
innerhalb von.... Tagen nachgeliefert" hinzufügen. Die Rechnungssumme ist dabei
ohne den Wert der Nachlieferungen berechnet. Drucken Sie jetzt Ihre Rechnung
aus, und verschicken Sie die vorhandenen Artikel.

II.  offenen Auftrag durch kopieren der nicht lieferbaren Artikel erstellen

Rufen Sie nach dem Drucken der Rechnung das Pop-Up-Menü "Formular" auf und
wählen Sie die Funktion "Kopieren" an. Sie werden dann in einer Dialogbox
gefragt, ob der Inhalt der ganzen Rechnung, oder nur die nicht vorhandenen, und
deshalb nicht gelieferten Artikel kopiert werden sollen.

Hier klicken Sie auf den Knopf "nicht lieferbare", das Programm erstellt dann
mit allen nicht lieferbaren Positionen einen Auftrag. Diesen Auftrag können Sie
ausdrucken, oder lediglich in die Fakturierung übergeben. In jedem Fall muß die
Übergabe durch die Funktion "Drucken" im Pop-Up-Menü "Formular" ausgelöst
werden. In der dann erscheinenden Dialogbox können Sie zwischen "Drucken" und
"Faktur" wählen. Egal, welche Funktion Sie hier wählen, der Vorgang ist sofort
in der Fakturierung gespeichert. Sie haben jetzt in der Fakturierung einen
Auftrag, den Sie nach Wareneingang aufrufen und in eine Rechnung verwandeln
können. Damit Sie aber auch wissen, welche Artikel Sie zur Erledigung Ihrer
Aufträge noch bestellen müssen, hat sich die Artikelverwaltung die Art und Menge
der in den Aufträgen befindlichen Positionen gemerkt. Diese Zahl steht in der
Artikelauswahlbox im Feld "in Aufträgen". Um nun die notwendigen Bestellungen in
den für Ihren Betrieb sinnvollen Zeiträumen vornehmen zu können, müssen Sie in
das Artikelfenster wechseln.

III. Nachbestellung organisieren

Wenn Sie einen Lieferanten in Ihrer Kunden & Lieferantendatei aktiviert haben,
werden Ihnen im Artikelfenster wie gewohnt nur die zu diesem Lieferanten
gehörenden Artikel angezeigt. Das Pop-Up-Menü "Artikel" " ist um die Funktion "<
Auftrag" erweitert worden. Wird diese Funktion aufgerufen, so zeigt das
Artikelfenster nur die Positionen, die für die offenen Aufträge nachbestellt
werden müssen. Sie können jetzt die einzelnen Positionen anklicken und die
notwendige Stückzahl bestellen. Sie sehen dafür in der Dialogbox
"Artikelauswahl" die vorhandene Lagermenge, die gewünschte Sollmenge, sowie die
in offenen Aufträgen enthaltene Stückzahl.

Wenn Sie hier lediglich Fragezeichen sehen, haben Sie die automatische
Lagerüberprüfung in der Dialogbox "Parameter" abgeschaltet.

Um diese Überprüfung manuell durchzuführen öffnen Sie mit der Taste F5 das
Fakturierungsfenster und aktivieren Sie die Funktion "Auftrag OK". Jetzt werden
alle Aufträge nach nicht lieferbaren Artikeln durchsucht, und die Zahlen in die
Artikelverwaltung übergeben.

Sie können jetzt die gewünschte Bestellmenge frei wählen und eine Bestellung
drucken oder faxen. Die Artikelauswahlbox zeigt Ihnen auch die Zahl der bereits
bestellten Mengen an. Es kann ja sein, daß Sie wieder nachbestellen wollen,
bevor die letzte Bestellung bei Ihnen eingetroffen ist! So wird wirkungsvoll
eine Doppelbestellung vermieden!

IV. Lager automatisch aktualisieren

Nachdem die Lieferung eingetroffen ist, rufen Sie die Bestellung wieder aus der
Fakturierung durch einen Doppelklick auf. Wenn die Lieferung komplett war,
können Sie diese Bestellung als "erledigt" markieren. Klicken Sie dazu die
Funktion "erledigt" an. Als erstes erscheint eine Buchungsdialogbox, mit der Sie
eine Ausgabebuchung zu dieser Bestellung machen können. In einer

zweiten Dialogbox werden Sie gefragt, ob die Positionen ins Lager addiert werden
sollen (Lager add.). Klicken Sie auf "OK" , die gelieferten Artikel werden
dadurch zum Lagerbestand addiert.

Eine Dialogbox "Aufträge können ausgeführt werden" weist Sie auf die Tatsache
hin, daß Sie jetzt offene Aufträge liefern können. Dies geschieht jedoch nur,
wenn Sie den Knopf "Lager immer aktualisieren" in der Parameterbox gesetzt
haben, sonst müssen Sie dies manuell machen. Dazu müssen nun die entsprechenden
Aufträge aus der Fakturierung  herausgesucht und angezeigt werden. Dies
übernimmt die Funktion "Auftrag OK".

V. Heraussuchen der Aufträge zwecks Weiterbearbeitung

Aktivieren Sie das Fenster "Fakturierung" und wählen Sie im Pop-Up-Menü "Faktur"
die Funktion "Auftrag OK" aus. Sie sehen dann alle Aufträge, die durch das
Auffüllen des Lagers mit neuer Ware ausgeführt werden können. Rufen Sie einen
Auftrag durch einen Doppelklick auf und wählen Sie die Funktion "Übernehmen".
Der Auftrag wird im Fenster "Formular" dargestellt. Mittels des Pop-Up-Menü
"Formular" ändern Sie den Status in "Rechnung" Hier steht jetzt noch immer
"nicht lieferbar" in der Rechnung. Nachdem Sie die Funktion "Prüfen" im
Pop-Up-Menü "Formular" aktiviert haben erscheint der aktuelle Verkaufspreis.
Behandeln Sie jetzt dieses Formular wie Sie es bei Rechnungen auch sonst tun
würden.

Selbstverständlich können Sie auch direkt einen Auftrag erstellen. Das ist immer
dann sinnvoll, wenn Sie dem Kunden die bereits vorhandenen Artikel nicht vorab
liefern wollen. Dieser Auftrag wird erst dann ausgeführt, wenn alle Positionen
lieferbar sind. Geben Sie einer Rechnung den Status "Auftrag" und übertragen Sie
diesen Auftrag mittels der Befehle "Drucken" und  "Faktur" in die Fakturierung.

 Zur Übersicht noch eine Zusammenfassung:

    Offenen Auftrag erstellen

1. Rechnung erstellen, einige Positionen "nicht lieferbar"

2. Rechnung drucken (Drucker oder Faktur)

3. Funktion "Kopieren", aber nur "nicht lieferbare"!

4. Den entstandenen Auftrag in Fakturierung "Drucken"

    Bestellung

    Sicherstellen, das die Lagerverwaltung auf aktuellem Stand

    Funktion "Auftrag OK" im Pop-Up-Menü Faktur aktivieren

5. Lieferanten wählen

6. Das Artikelfenster öffnen und Funktion "<Auftrag" aktivieren

7. Die gewünschte Menge in die Bestellung übertragen

8. Bestellung drucken, Bestellung gelangt in die Fakturierung



    Wareneingang

8. Bestellung in der Fakturierung als "erledigt" markieren.

9. Funktion "Lager add" ausführen

    Offenen Auftrag aufrufen und bearbeiten

10 .Das Fenster "Fakturierung" mit F-5 aktivieren

11. Im Pop-Up-Menü "Faktur" die Funktion "Auftrag OK" ausführen

12 .Einen der angezeigten Aufträge mit Doppelklick aufrufen und    "Übernehmen"

13. Machen Sie aus dem Auftrag eine Rechnung und führen Sie    die Funktion
"Prüfen" im zugehörigen Pop-Up-Menü durch (Pop-Up-Menü "Formular")



7.12 Filter "Prüfen" im Pop-Up-Menü "Formular"



Es kann vorkommen, daß Sie von einem Kunden gefragt werden, wann er mit der
Lieferung rechnen kann. Dazu müssen Sie natürlich über die zur Zeit noch nicht
vorrätigen Waren informiert sein. Diese Information erhalten Sie ganz leicht,
indem Sie den Auftrag des Kunden in der Fakturierung mittels Doppelklick
aufrufen und mit der Funktion "Übernehmen" im Formularfenster darstellen. Rufen
Sie nun das Pop-Up-Menü "Formular" auf und führen Sie die Funktion "Prüfen" aus.
Das Programm schaut jetzt nach, welche Artikel inzwischen am Lager sind, und
welche nicht. Sie können dann eine Aussage über den Bearbeitungsstand des
Auftrages machen.

Diese Funktion muß auch bei der Umwandlung eines offenen Auftrags in eine
Rechnung durchgeführt werden, um den Eintrag "nicht lieferbar" aus der Rechnung
zu entfernen und an dessen Stelle die Artikeldaten zu schreiben.